Det er torsdag 12. mars og Regjeringen har akkurat kommet med de sterkeste og mest inngripende tiltakene i Norge i fredstid. Skjærpe skjønte at det ville bli et voldsomt trykk på NAV.
– Men det var først dagen etter, at alt endret seg. Usikkerheten gikk i taket. Vi visste at det kom til å bli en enorm pågang på førstelinja fra mandag 16., og sannsynligheten for at NAVs IT-systemer ville kollapse, var til stede. Samtidig måtte vi jobbe hjemmefra.
– Et voldsomt engasjement
Fredag 13. sendte han ut en melding til alle sine ansatte og skrev at det antakelig ville bli behov for folk i helgen.
– Jeg tenkte ikke så mye mer over det, før jeg oppdaget at det hadde samlet seg over 300 personer i hele direktoratet på Teams og videomøter. Sammen kom vi fram til tiltak vi kunne begynne å gjøre. Det var et voldsomt engasjement, helt fantastisk.
I helgen så IT-avdelingen at trykket på NAVs digitale tjenester og systemer økte. Han sammenligner det med et veinett som får fem- eller tidoblet trafikken over natta.
– Da vil man oppdage at det er lyskryss og andre ting som ikke er dimensjonert for trafikken og som gjør at den stopper opp. Vi ryddet av veien de verste flaskehalsene, og i løpet av et par dager var systemene våre stort sett stabile.
Ny søknadsfunksjon på fire dager
Medarbeiderne hans har jobbet lange dager, og noen av dem har måttet ta netter og helger til hjelp.
– Jeg er kjempestolt av innsatsen deres. Sammen med kolleger i Arbeids- og velferdsdirektoratet har vi klart å løse problemer fortløpende, samtidig som vi har laget helt nye løsninger i rekordfart.
Det gjelder ikke minst søknadsfunksjonen for forskudd på dagpenger, som er en ordning som ble besluttet om kvelden torsdag 26. mars.
– Vi hadde forberedt oss på en helt annen løsning, så flere var litt motløse. Fredag morgen utvidet vi teamet som skulle levere den svært tidskritiske tjenesten.
Mandag 31. var søknadsfunksjonen på plass. Fire dager senere hadde NAV utbetalt en milliard kroner.
Mange avklaringer etter et stortingsvedtak
Selv om en ny ordning er vedtatt av Stortinget, tar det tid før regelverk og tekniske løsninger er på plass og NAV kan begynne å utbetale penger.
– Det er mange avklaringer som må gjøres før ordningen er formulert i en forskrift, som er helt nødvendig å få på plass før vi kan gjøre endringer i IT-systemene og begynne å behandle søknader etter nytt regelverk. Dette er det vanskelig å få kommunisert til befolkningen.
Måten forskriften er formulert på, har mye å si. Skjærpe forteller at ett av suksesskriteriene til forskuddsløsningen var at også teamet, inkludert teknologene, fikk komme med innspill til formuleringene.
– Derfor er vi veldig glade for at vi, sammen med juristene våre og fagavdelingene, samarbeider tett med Arbeids- og sosialdepartementet. Vi må svare raskt på hvilke konsekvenser det har for IT-løsninger når en forskrift blir formulert på den ene eller den andre måten.
Automatisering er helt avgjørende
For å få unna de over 300 000 dagpengesøknadene som venter, er det nødvendig med automatisert saksbehandling, mener Skjærpe. Ikke bare når det gjelder det han omtaler som «koronapenger», som er lønn til permitterte de første 3-20 dagene, men også ordinære dagpenger.
– Automatisering er helt avgjørende for å få behandlet den enorme mengden med dagpengesøknader. Selv om vi skulle ha tredoblet kapasiteten i antall saksbehandlere, vil det ta mange måneder å bli ferdig. Vi kommer nok til å trenge både en midlertidig forskrift og endringer i dagpengeregelverket, slik at saksbehandlere ikke må inn i hver eneste søknad for å sjekke om vilkårene er oppfylt.
Hadde ikke gått for to-tre år siden
Hadde koronakrisen skjedd for et par år siden, ville NAVs systemer knelt under presset av flere hundre tusen nye dagpengesøknader på to uker, mener Skjærpe.
– Scenarioet vi befinner oss i er mye mer ekstremt enn det vi har hatt beredskap for.
Han trekker fram mange årsaker til at NAV har klart å håndtere situasjonen.
– Det mest åpenbare er at nesten alle ansatte i NAV har fått mobilitetsløsninger, som gjør at de kan jobbe hjemmefra. Det hadde ikke gått for to-tre år siden, da hadde vi måttet gå på skift. Det hadde ikke vært like effektivt, og vi hadde kanskje bidratt til spredning av koronasmitte blant ansatte, sier han.
Jobber på en annen måte
En annen grunn er at NAV har en ny teknisk plattform som gjør det mulig å endre IT-systemene mye raskere enn før.
– I 2016 endret NAV systemene 600 ganger i løpet av et år, fordelt på fire ganger i året. Nå blir det gjort små og store endringer 200 ganger om dagen, sier Skjærpe.
Høy, intern teknologikompetanse har også vært medvirkende. De siste årene har stadig flere medarbeidere blitt ansatt i NAV i stedet for å bli leid inn. I dag teller IT-avdelingen omkring 760 medarbeidere, i tillegg til omkring 250 midlertidig innleide IT-konsulenter.
– Vi har langt mer intern kompetanse og kapasitet på kritiske områder enn tidligere.
– Har gitt oss mye lærdom
Sist, men ikke minst, trekker han fram samarbeidet internt. Det siste halvannet året har Arbeids- og velferdsdirektoratet etablert tverrfaglige team innenfor såkalte produktområder (PO). Arbeid, Arbeidsgiver og Helse er tre eksempler, og i PO-teamene jobber IT-medarbeidere sammen med jurister, fagansvarlige og kommunikasjonsrådgivere.
– Vi i IT-avdelingen har fått stadig bedre forståelse for NAVs ytelser og tjenester fordi vi jobber så tett med andre faggrupper. Og det at vi har trent oss på å samhandle på tvers, har gjort at vi alle har evna å kaste oss rundt veldig, veldig raskt. Vi er ett lag. Økonomifolk, jurister, fagansvarlige og de som jobber med tekster på nav.no – alle står på hver eneste dag.
IT-direktøren tror NAV kommer til å se annerledes ut etter koronakrisen.
– De siste ukene har vist oss hvordan vi kan jobbe bedre og mer effektivt sammen. Jeg har sett mange eksempler på folk som har fått en helt ny respekt for hverandres fagområder og tankegang. Vi har fått mye lærdom som vi må ta med oss videre.
Vil du vite mer om IT-avdelingens hektiske jobbing med forskuddsordningen? Les bloggen til tech lead Stefan Andreas Engelien: Slik koda NAV ny dagpengeløsning på tre dager
