Nærmest over natta måtte nesten samtlige av NAVs ansatte flytte kontoret hjem. I begynnelsen av mai fikk alle tilsendt en spørreundersøkelse der de ble bedt om å svare på ulike aspekter ved å jobbe hjemmefra.
– Koronasituasjonen treffer ansatte på ulike måter, og vi ønsket kunnskap fra alle deler av organisasjonen for å få vite hvordan folk har det på jobb i denne spesielle tiden, sier HR-direktør i NAV, Gunhild Løkkevol.
Undersøkelsen fikk en høy svarprosent. 53 prosent av medarbeiderne svarte, det vil si over 10 500 statlig og kommunalt ansatte.
– Det er veldig bra og gjør at vi kan regne med at undersøkelsen gir et riktig bilde. Men framfor alt er det en stor glede og overraskelse at så mange trives på jobb, til tross for provisoriske hjemmekontor. Jeg hadde trodd at flere opplevde det som mer belastende. Også de som ikke har vært vant til å jobbe med mobilitetsløsninger, har klart det kjempefint, sier Løkkevol.
Høy tilfredshet
Hovedfunnene er at nesten ni av ti er tilfreds med, og motivert for, jobben sin. Åtte av ti synes de jobber effektivt og uforstyrret, og like mange savner fysiske møter.
Det kom også fram at to av tre aldri hadde jobbet fra hjemmekontor før, og bortimot halvparten jobber for tiden hjemmefra hver dag.
En av dem er Aud Solveig Pedersen, som har jobbet i ti år med saksbehandling av sykepenger. Før 12. mars hadde hun aldri jobbet på hjemmekontor.
– Det var både spennende og nifst, men det har gått kjempegreit. Litt overraskende, egentlig.
Savner det sosiale fellesskapet
Til vanlig sitter Pedersen i åpent landskap med omkring 50 kolleger.
– Jeg trives godt med å sitte landskap, men det er jo en jevn summing av stemmer. Jeg jobber mye mer effektivt nå, men jeg savner kollegene mine. Praten i lunsjen, eller å kunne løse et faglig problem ved kaffeautomaten. Jeg er tillitsvalgt og har ringt rundt til kolleger for å høre hvordan de har det, og alle sier det samme: De er positive til å jobbe hjemmefra, men savner det sosiale fellesskapet.
Nå møtes de daglig på Teams.
– Jeg har lenge hatt nytte av å bruke Teams med kolleger andre steder i landet, men det er nytt for oss på Karmøy å bruke det til møter. Vi hadde en bratt læringskurve, men kom fort inn i det. Men jeg og de jeg jobber tettest med har ikke kamera på PC-ene våre, så vi kan ikke se hverandre. Møtene blir selvsagt annerledes for de som kan både se og høre kollegene, sier Pedersen.
Hun tror det er store forskjeller på erfaringene med hjemmekontor.
– Det er klart det er mer krevende hvis du har to barn som også må være hjemme. For min del sitter jeg i kosebukse foran PC-en, og midt på dagen stikker mannen min hodet inn sier: Nå er det lunsj!
Selv om hun synes det er mange fordeler med å jobbe hjemmefra, tror hun ikke det blir den nye normalen for hennes del.
– Jeg kommer kanskje til å gjøre det innimellom, men til daglig vil jeg helst jobbe der kollegene mine er.
Ser fram til en normal hverdag
Sånn tenker også Ulrik Sorte ved NAV Falkenborg i Trondheim.
– Jeg hadde én dag hjemmekontor i uka før, og synes det fungerte fint. Jeg synes det er nok.
Sorte jobber halve tiden som fagutvikler og halve tiden som veileder for mennesker som har behov for ekstra bistand til å komme i jobb. Han er vant til å være mye på farten.
– Mange av dem jeg følger opp har helsemessige utfordringer, og jeg er ofte med dem på møter med arbeidsgivere og andre samarbeidspartnere. Det gjør at vi sammen kan lage gode løp, sier Sorte.
Han forteller at i starten av koronaperioden ble det meste av arbeidsoppfølgingen ble lagt på is.
– Vi klarte å løse noen av oppgavene ved hjelp av digitale verktøy. De som ikke kan bruke video, kan møte opp her på NAV Falkenborg.
Andre kommunikasjonskanaler er også tatt mer i bruk enn tidligere, forteller Sorte.
– Vi bruker den digitale aktivitetsplanen og telefonsamtaler oftere enn før.
Selv om digitale verktøy og telefon har vært gode hjelpemidler, kan de ikke alltid erstatte fysiske møter, mener Sorte.
– Når man møtes ansikt til ansikt fanger man opp flere ting enn man gjør på en skjerm.
Han har booket videomøter med både arbeidssøkere, arbeidsgivere og samarbeidspartnere i lang tid framover, men ser fram til en normal hverdag.
– Jeg gleder meg til jevnlige møter med både kollegene mine og de jeg følger opp, sier Sorte.
Gjennomfører hjemmebesøk elektronisk
Morten Sandbakken jobber ved NAV Hjelpemiddelsentral Innlandet. Som rådgiver på boligområdet og er han ofte på befaringer sammen med en ergoterapeut i kommunen for å tilpasse trappeheiser, løfteplattformer og andre ting som skal gjøre hjemmet funksjonelt.
Nå bruker han mest Teams og videomøter.
– Vi har gjennomført de nødvendige hjemmebesøkene elektronisk, og vi gjør vedtakene hjemmefra. Det hender vi drar hjem til folk nå også, litt oftere nå enn i starten, men det er under forutsetning at den som trenger hjelp ønsker det.
Sparer tid på reising
Han er glad for at han har det verktøyet som trengs for å jobbe hjemmefra.
– Hadde det skjedd for et par år siden, hadde vi slitt. Nå har vi bærbare PC-er og telefoner og programmer som fungerer. Ergoterapeutene er ikke bestandig like oppdatert teknisk. De har ikke nødvendigvis smarttelefoner, og det er ikke alltid de klarer å koble seg opp på videomøtene.
Hjelpemiddelsentralene dekker hele fylket, og Sandbakken tror at han og kollegene kommer til å jobbe på en annen måte etter koronatiden.
– Det er lange avstander i Innlandet, og vi sparer tid på å gjøre det på denne måten. Brukerne våre får lettere hjelp når vi kan avtale en times videokonferanse i stedet for å bruke en halv dag på reise.
Selv om han hadde mulighet til å jobbe hjemmefra før, var det sjelden han gjorde det.
– Jobben er en viktig del av livet, og så fort det lar seg gjøre, kommer jeg til å oppsøke hjelpemiddelsentralen ganske ofte. Jeg savner den sosiale tilhørigheten med kolleger.
Gir et godt grunnlag
Det sentrale Arbeidsmiljøutvalget (AMU) har vært med på å lage både innhold og retning på spørsmålene i undersøkelsene. Hovedverneombud i NAV, Stein Arne Hammersland, er fornøyd med både forarbeidet og resultatene.
– Det er flott at vi har en status for tilstanden og også et godt grunnlag vi kan arbeide videre med. Det var også en stor mengde fritekst, som er en god indikasjon på at spørreundersøkelsen ble opplevd som nyttig. Nå har vi en masse data som kan gjøre oss klar for «den nye normalen», som Sigrun Vågeng sier.
Selvstendige og dyktige ansatte
Hammersland er stolt av omstillingsevnen til de ansatte.
– Vi har hatt et gigantisk laboratorieforsøk som jeg vil påstå vi har bestått med glans. Vi har selvstendige og dyktige ansatte, medarbeidere og ledere som har mestret denne situasjonen veldig godt. I tillegg kom det fram at mer enn tre av fire mener de har bidratt til å finne nye måter å løse oppgavene på – det er et kjempehøyt antall.
Han tilføyer at der hvor vernetjenesten har jobbet godt med ledelsen på forhånd, har det vært jobbet bedre enn der dette ikke har vært på plass.
Ikke alt er fryd og gammen. I overkant av en tredjedel har svart at de ikke har gode ergonomiske forhold. Det gjelder spesielt bord, stoler og i en viss grad også teknisk utstyr.
– Å sitte hjemme og jobbe fra provisoriske arbeidsplasser er slitsomt når det er normalen og ikke unntaket. Arbeidsgiversiden har tilbudt ansatte å hente skjermer, stoler og bord, men det er ikke alle som har plass til det hjemme. Det må vi ta hensyn til når vi skal planlegge framover. Vi må også se nærmere på regelverket for yrkesskade, som ikke er tilpasset hjemmekontor.
Må finne en god balanse
HR-direktør Gunnhild Løkkevol er enig med Hammersland at det er flere ting som må ses nærmere på hvis NAV-ansatte skal jobbe mer hjemmefra også etter koronakrisen, slik mange har gitt uttrykk for at de ønsker.
– Sammen med medbestemmelsesapparatet må vi diskutere de praktiske sidene ved hjemmekontor, og vi må finne en god balanse. Vi sparer tid, penger og miljøet på å reise mindre, samtidig som vi trenger å treffe kollegene våre. Kanskje man kan jobbe hjemmefra et par dager i uken, hvis det er hensiktsmessig med tanke på brukerne våre, arbeidsoppgavene og de man jobber sammen med.
Løkkevol er opptatt av tilliten mellom ansatte og lederen deres.
– Det ble vist en enorm tillit begge veier da vi flyttet samfunnsoppdraget hjem til våre ansatte. Det virker også som mange har hatt hyppig kontakt med lederen sin, og det er jeg glad for.
Hun tror at ledere med "et litt velutviklet kontroll-gen" kan ha fått kjørt seg litt hardt de siste månedene.
– Men det kan være sunt. Medarbeiderne har vist seg tilliten verdig, og det er jeg skikkelig stolt av. Undersøkelsen har vist hva som bor i oss når vi virkelig blir satt på prøve.
Nye undersøkelser
Nå planlegger Arbeids- og velferdsdirektoratet å gjenta spørreundersøkelsen.
– Det blir trolig en oppfølgingsundersøkelse til høsten, både for å følge opp funnene, men også for å bedre belyse problemstillinger knyttet til hjemmekontor og innovasjon. Vi har ikke sendt ut en tilsvarende undersøkelse før, så det skal bli interessant å sammenligne resultatene med en mer normal arbeidssituasjon, sier seniorrådgiver Tor Erik Nyberg.
Se hovedfunnene i NAVs ansattundersøkelse om koronasituasjonen (pdf)
